¿Cuánto cuesta un software a medida? Precios orientativos y qué hace que suba o baje

"¿Cuánto me costaría?" es la primera pregunta que nos hace casi todo el mundo, y "depende" es una respuesta tan cierta como inútil. En esta guía te explicamos de qué depende exactamente, para que puedas hacerte una idea antes de pedir presupuesto y detectar si alguien te está cobrando de más.

Los tres modelos de pago que te vas a encontrar

• Suscripción (SaaS): pagas una cuota mensual por usuario por usar un programa que ya existe. Barato para empezar, pero la cuota no se acaba nunca, sube con cada persona que añades y te adaptas tú al programa, no al revés.
• Desarrollo a medida con pago único: pagas una vez por construir una herramienta hecha para tu negocio. Es el modelo de los sistemas que funcionan dentro de Google Workspace, que no necesitan servidor propio.
• Pago único + cuota de servidor y mantenimiento: pagas el desarrollo y después una cuota mensual que cubre el servidor en la nube, las copias de seguridad, la seguridad y el soporte. Es el modelo de los sistemas con muchos usuarios, acceso para clientes, pagos online o app móvil.

Qué hace que el precio suba o baje

Dos sistemas que se llaman igual ("un CRM", "una app de reservas") pueden costar cosas muy distintas. Estos son los factores que más pesan:

1. Cuántos procesos cubre. No es lo mismo registrar clientes que gestionar clientes, presupuestos, pedidos y facturación. Cada proceso son pantallas, reglas y pruebas.
2. Quién lo va a usar. Un equipo de 3 personas o 50 usuarios con permisos distintos. Y sobre todo: si tus clientes también entran (área privada, reservas, pedidos).
3. Integraciones. Cobros con tarjeta o Bizum, WhatsApp, facturación, contabilidad, tienda online... Cada conexión suma, pero también suele ser lo que más tiempo ahorra.
4. App móvil y modo sin conexión. Que funcione en el móvil es casi estándar. Que funcione sin cobertura o esté en las tiendas de apps, añade trabajo.
5. Migración de datos. Pasar años de Excel desordenados a un sistema limpio requiere limpieza y comprobaciones.
6. Informes y cuadros de mando. Un listado sencillo frente a un panel con previsiones, comparativas y alertas.

Precios orientativos

Estas son nuestras referencias para proyectos sobre Google Workspace, con pago único y sin cuota mensual:

En los sistemas en la nube el precio depende mucho más del alcance (usuarios, integraciones, app), así que no damos una cifra genérica: hacemos una llamada de 30 minutos y en 48 horas tienes un presupuesto cerrado con el pago único y la cuota mensual detallados.

Cómo saber si te compensa

La forma más sencilla es calcular lo que te cuesta no tenerlo. Un ejemplo:

• 2 personas dedican 5 horas a la semana a copiar datos, perseguir pagos o rehacer informes.
• Si cada hora le cuesta a la empresa 20€, son 200€ a la semana.
• En un año, más de 10.000€. Sin contar los errores, los clientes que se olvidan o las ventas que se enfrían.

Si un sistema elimina buena parte de ese trabajo, se paga solo en meses. Si el ahorro es pequeño, probablemente te sirva una herramienta estándar, y te lo diremos.

Cómo pedir un presupuesto para que sea preciso

Cuanto más claro llegues, más ajustado será el precio. Prepara esto antes de la primera llamada:

• Qué proceso quieres mejorar y cómo lo haces hoy (Excel, papel, varios programas).
• Cuántas personas lo usarán y si tus clientes también entrarán.
• Con qué programas tiene que conectarse.
• Qué es imprescindible para empezar y qué puede esperar a una segunda fase.

Señales de alarma en un presupuesto

• Precio por horas sin tope. Es la forma más rápida de que un proyecto se dispare.
• No queda claro de quién son los datos ni cómo exportarlos si un día te vas.
• Meses sin ver nada. Si no hay demos periódicas, descubrirás los problemas al final.
• Cuotas de mantenimiento obligatorias sin explicar qué incluyen.

Si quieres, puedes empezar sin gastar nada: descarga nuestra plantilla CRM gratis y, cuando se te quede pequeña, hablamos.